SAP Weltweit

Ein Portal verbindet

 

Das spanische Bahnunternehmen Ferrocarrils de la Generalitat Valenciana (FGV) implementierte das eigene Mitarbeiterportal TRE.net auf Basis von SAP NetWeaver. Dahinter steckt der Wunsch, einen Dreh- und Angelpunkt zu kreieren, mit dem jederzeit alle Mitarbeiter überall schnell informiert werden. Zugleich wird ihnen ein einfacher Zugriff auf Anwendungen und Self-Services geboten.

Informationen rund um die Uhr

Es ist ein ganz normaler Mittwoch im Dezember 2010 bei FGV. Ein Zugführer ist unterwegs nach Benidorm. Ein Sachbearbeiter sitzt vor seinem PC in einem Büro in Valencia. Und ein Mechaniker in Alicante freut sich seinen freien Tag zu Hause genießen zu dürfen. Auch wenn sich der jeweilige Arbeitsalltag stark unterscheidet, haben alle den gleichen Bedarf für Informationen und Austausch mit ihrem Unternehmen. FGV möchte in engem Kontakt zu seinen Mitarbeitern stehen, trotz der weit auseinander liegenden Anlagen, den unterschiedlichen Arbeitszeiten und der sich ständig in Bewegung befindenden Mitarbeiter. Es musste eine Lösung gefunden werden alle Mitarbeiter zu jeder Zeit mit Informationen zu versorgen. Bei der Einführung des Portals standen drei Ziele im Vordergrund: Das Portal sollte für jeden immer zugänglich sein, Self-Services und häufig gebrauchte Softwareanwendungen aus dem Personalbereich zur Verfügung stehen und die aktive Beteiligung und Zusammenarbeit der Beschäftigten gefördert werden. Mit dem SAP-Portal hat das Bahnunternehmen eine einheitliche Informations- und Serviceplattform etabliert, die auf unterschiedliche Weise zugänglich ist. Verwaltungsangestellte haben Zugang über ihren PC am Arbeitsplatz. Das Personal in den Werkstätten und Zügen findet Terminals in den Aufenthaltsräumen, Depots und Werkstätten. Zusätzlich ist das Portal über das Internet erreichbar – diese Möglichkeit nutzen inzwischen 60 Prozent der Mitarbeiter.

Einfache Integration mit SAP-ERP

Wenn sich ein Mitarbeiter einloggt, hat er Zugriff auf Informationen, Personensuche und Handbücher. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit eine Vielzahl an Services zu nutzen. Von der Pflege seiner Personaldaten über die Bestellung von Büromaterial, Uniformen und Arbeitskleidung, bis hin zur Reservierung von Besprechungsräumen und Plätzen in der Kantine. Selbst die Menüauswahl erfolgt über eine Anwendung auf Basis von SAP NetWeaver. Die Bezahlung wird im Anschluss dank der Verknüpfung mit SAP ERP automatisch vom Lohn abgezogen. Die Integration von Portal und ERP-Lösung erleichtert auch die Genehmigung des Urlaubs. Ein spezieller Workflow hat den alten Dienstweg auf Papierbasis abgelöst. Wenn ein Mitarbeiter seinen Urlaubsantrag im Portal ausfüllt, erhält der Vorgesetzte über einen Service des SAP ERP die fällige Genehmigung als Aufgabe. Ist die digitale Freigabe erteilt, wird der Urlaub in SAP ERP eingebucht und der Mitarbeiter erhält automatisch eine Rückmeldung.

Akzeptanz dank Bedienungsfreundlichkeit

FGV wollte ein Portal, welches dauerhaft die Arbeit vereinfacht, den Interessen der Belegschaft entspricht und reibungslose Abläufe sicherstellt. So war diese Alternative zwar nicht die kostengünstigste, jedoch bot sie die besten Integrationsmöglichkeiten mit SAP ERP, das seit über zehn Jahren von FGV verwendet wird. Entscheidend ist, dass in einer SAP-Umgebung entwickelte Werkzeuge stabil sind, das ist ausschlaggebend für ein funktionierendes Portal. Zweifelsohne würden sich Mitarbeiter schnell abwenden, wenn das Portal nicht einwandfrei funktioniert – das gilt auch für die Bedienungsfreundlichkeit. Mitarbeiter sollen mit einfachen grafischen Symbolen stets den Durchblick behalten, um intuitiv mit dem Portal zu arbeiten. Aufgrund der hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern plant FGV bereits die Weiterentwicklungen. In Zukunft werden neben einem betrieblichen Vorschlagswesen auch interne Weiterbildungsangebote und E-Learning-Anwendungen implementiert.